企业采购开启数字化采购新篇章

医用耗材采购后的订单如何追踪?需要注意什么

企业采购
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医院医用耗材采购之后,采购的订单如何追踪,如何掌握订单的变化情况,这些都是需要医院,企业自己了解的,今天我们来看下,如何追踪企业,医院的采购订单,订单追踪包括三方面;订单执行前跟踪,订单执行过程跟踪,订单执行后跟踪。

    1.订单执行前跟踪

当制定一个企业订单合同之后,采购工作人员要及时进行了解供应商是否可以接受订单、是否能够及时签订等情况。在采购环境里,同一物料往往有几家供应商可供选择,只有独家供应商的情况很少。作为采购人员应充分与供应商进行沟通,确认本次物料可供应的供应商。


2.订单执行过程跟踪

与供应商签订的采购合同具有法律效力,采购人员应跟踪整个过程,并在确实需要变更时征得供应商的同意,不能单独进行。合同跟踪应掌握以下事项;

(1)严密跟踪供应商准备物料的详细过程,保证订单正常执行。在订单执行过程中,发现问题要及时反馈,需要中途变更的要立即解决,不可贻误时间。


(2)紧密响应国家生产发展需求分析形势。如果因市场、生产生活需求紧急,要本批物料(商品)立即到货,应马上与供应商协商,必要时可帮助公司供应商管理解决一些疑难问题,保证社会需求物料(商品)的准时供应。常把供应商比作一个企业的战略经济合作学习伙伴,这时我们正是因为需要建立伙伴出力的时候。


(3)小心处理库存控制。库存水平在一定程度上反映了采购人员的水平。在尽量减少库存的同时避免生产不足确实是一个困难的问题,正是在这里,采购人员的经验得到了展示。当然,库存问题也与采购环境的灵活性有关,这反映了认证者的水平。库存问题也与计划者有关。


(4)控制好物料质量验收工作环节。物料可以到达一个订单管理规定的交货时间地点,对国内对于供应商选择一般是企业提供原材料库房,对境外交货是企业发展国际社会物流信息中转服务中心。境外物料的付款内部条件影响可能是预付款或即期付款。—般不采用延期付款,与供应商一手交钱、一手交货,因此政府采购部门人员必须在交货前把付款手续办妥。



3.订单执行后跟踪

应按合同管理规定的支付条款对供应商可以进行付款,并进行信息跟踪。

同时,物料在作业设计过程中,可能会导致出现一些问题,偶发性的小问题可由采购管理人员或现场进行检验者联系供应商解决,重要的问题可求助质管人员、认证工作人员需要解决。

在追踪订单时,需要加入以下几点:

(1)在订单跟踪过程中,关注供应商质量和交货时间的变化。如需修改认证合同条款,需及时提醒认证人员办理,以方便订单操作。


(2)注意把合同、各种社会经验以及数据的分类保存工作人员做好。有条件的可以用计算机信自管理信息系统设计进行企业管理,将合同进展情况录入系统中,借助网络系统实现自动处理跟踪合同。


(3)供应商的历史业绩数据对订单交付和订单跟踪具有重要的参考价值,因此利用供应商的历史数据确定实施订单交付的过程方法具有重要意义。在采购环境中是否有供应商履约情况数据是衡量采购工作人员经验水平的一个指标。

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