企业采购开启数字化采购新篇章

北京办公采购:对于采购人员来说遇到缺货要怎么办?

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每个采购人为了减少催货或避免催货,大多付出了极大的努力,但结果并不令人十分满意。那么确实遇到缺货要催货,或者要预防此类情况的发生,我们需要根据哪些方面做出相对正确的决断呢?

办公采购

一、万一缺货需要催货了,应该怎么办?

1.随时要知道自己催货的订单内容。这样就要考验自己的工作到不到位了,明明已经到货的东西,还拼命催供应商要,以后供应商很容易会忽悠你的。要先自己清楚,每天供应商会到什么产品。 

2.先软后硬。做事不要怕,还有主管呢。搞不定时及时上报,千万不要做老好人自己承担。虽然解决不了,可以带着问题去找上司,但最好也能提供一两套解决方案给上司参考。 

3.说话时讲究技巧。不要一张口我的货呢,实在不行,要发书面联络函,有的供应商会赖皮的,随时都说你没讲你需要那个货。 

4.多与生产部门、业务、仓库沟通。不沟通,哪有信息出来呢? 

5.发脾气不利于催货,镇静才是你想要的。不管做什么事情,发脾气都不好,冷静是首要。催不到货时,首先要告诉你的上级而不是生产部门经理:产品延期了,肯定会影响后面的出货时间,告诉上级也要跟业务确认出货时间能否推迟。不管结果行不行,都要有反思报告给上级,并总结经验。杜绝下次发生,作为上级,他一定也不想总是帮你处理这些小事情。

6.到厂跟进,从排产和现场两方面来入手。 

7.专业资料的掌握,有助于了解材料的进程,避免被供应商蒙骗。当我们知道物料所处的工序时,我们就可以判断产品能不能按时出货了。工序跟进以后也应该是我们跟进交期的细节工作。

8.做好供应商绩效管理与考核工作。其实做采购,应该与公司各个部门和供应商都保持良好的合作关系,保持持续的沟通,保持协同。良好的协同工作,会让事情变得更顺利,麻烦事会更少!

9.适当的处罚可以对供应商起到警戒的作用。同我们供货的供应商都是签有合同的,供应商如果违约了,我们有权进行适当的处罚,但处罚不是我们的目的,因而什么时候罚、罚多少、怎样罚都是有一定的技巧的。在平时的工作中,间接处罚比直接处罚更有约束力,因为供应商可能通过努力避免或减少处罚的程度。 

二、为了防止缺料催货,采购人员平时需要关注哪些方面呢?

1.了解自己所负责的产品,包括产品的性能和用途。

2.规划好你的采购资源策略,集中还是分散,独家还是多源。

3.建立资源库,随时掌握所采购物料的所有资源分布状况,万一现有资源有问题了,可以第一时间找到对应的可以补充的资源。

4.了解订单轻重缓急的程度。要对自己采购的产品的使用时间有充分的了解。不要道听途说,把不急的单赶回来了,急的单却还没开始生产,再让供应商赶。单单都急,会把供应商做烦的。

5.了解你管理的供应商。要了解供应商的设备、品质、产能、服务;要了解供应商在本地区的行业定位、地位、影响力;更为重要的是要掌握你供应商的实时动态。例如:他的订单状况,产线闲置状况,对他的供应商付款状况,他的客户结构变化等等。

6.掌握供应商的各种联系方式(包括各个层次人员的)。除了八小时以内的联系,也要保持八小时之外的沟通,可以保持一定的友情友好程度。

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